Dowiedz się jak przygotować przydatny i ciekawy raport dla klienta. Raportowanie to ciągły proces, który pojawia się w naszym zespole i powinien pojawiać się w każdym zorganizowanym teamie. Zgodnie z jedną z zasad metodologii zwinnych stale szukamy sposobu, który pozwoli nam zminimalizować czas spędzony na sporządzaniu raportów, a jednocześnie zmaksymalizować ich użyteczność oraz czytelność dla naszych klientów. Musimy wziąć pod uwagę to, że im więcej czasu zespół spędza na sporządzaniu raportów, tym mniej go posiada na inne prace nad osiągnięciem celów danej kampanii. Sprawdź 9 przydatnych wskazówek.
- 1 Jak często jest wysyłany raport?
- 2 Wskazówka na ciekawy raport dla klienta – ponownie przedstaw cele kampanii
- 3 Wskazówka na ciekawy raport dla klienta – ponownie przedstaw cele kampanii
- 4 Jakie konkretne działania podjąłeś kampanii w przeciągu ostatnich miesięcy?
- 5 Jakie są wyniki pracy Twojego zespołu?
- 6 Wskazówka na ciekawy raport dla klienta – Od KPI do celów biznesowych
- 7 Wskazówka na ciekawy raport dla klienta – Zinterpretuj dane
- 8 Rozmowa z klienta – ponad raport dla klienta
- 9 Wskazówka na ciekawy raport dla klienta – „My”
Jak często jest wysyłany raport?
Mając na uwadze wyżej wymieniony czas, który potrzebny jest do sporządzania raportów, nasz zespół podjął decyzję o ich dystrybucję kwartalnie, a nie miesięcznie. W ten sposób oszczędzamy czas, który w pełni przeznaczamy na pracę nad kampaniami naszych klientów.
Niemniej jednak raportów nie należy ignorować, jest to bardzo ważna część każdego planu promocji. Pozwalają nie tylko klientom, ale i również zespołowi zrozumieć aktualny etap promocji, skłaniają do refleksji, zespół może zastanowić się w tym czasie nad aktualnymi osiągnięciami i obrać kierunek na przyszłość. Z racji tej, że jak już wcześniej wspomnieliśmy, sporządzenie ich zajmuje stosunkowo dużo czasu to dokładamy wszelkich starań, aby ten raport był pożyteczny i ciekawy zarówno dla nas jako zespołu i dla klienta lub naszej agencji.
Jeżeli chcesz, aby raporty, które dostarczasz swoim klientom były dla nich wartościowe, kieruj się 9 zasadami, które respektujemy w naszym zespole.
Aktualizacja na rok 2022 – obecnie nasz zespół zautomatyzował wysyłkę raportów przy użyciu Google Data Studio. Wysyłamy naszym klientom raporty każdego miesiąca, ponieważ jest to sytuacja win-win, my oszczędzamy czas, a klient jest na bieżąco z naszymi działaniami.
Wskazówka na ciekawy raport dla klienta – ponownie przedstaw cele kampanii
Strategia promocji powinna zostać opracowana przed podjęciem jakichkolwiek działań promocyjnych – w niej powinny zostać zawarte wszystkie cele kampanii, które planujemy osiągnąć w zamówionym planie przez klienta. Raport to świetny czas na zatrzymanie się oraz skonfrontowanie ustalonych na początku założeń z rzeczywistością. Posiadając już opracowane wyniki możemy zobaczyć czy wszystko idzie zgodnie z naszym planem, czy też potrzebujemy wprowadzić modyfikacje do naszych celów.
Jeżeli jest dokładnie tak jak założyłeś, osiągane wyniki są satysfakcjonujące, strona Twojego klienta posiada większy ruch, przychód ze sprzedaży itd to świetnie, ale… Zastanów się co sprawiło, że osiągnąłeś ten rezultat? Jakimi działaniami sprawisz, że tempo rozwoju będzie się utrzymywać? W jaki sposób jesteś w stanie zaoferować podtrzymania tempa rozwoju po zakończeniu umowy lub też na jakich warunkach?
Jeżeli wyniki nie są satysfakcjonujące, nie ma tragedii. Ważne aby wyciągnąć wnioski i zastanowić się nad tym, co dotychczas wypracowano i co trzeba poprawić, aby nadrobić zaległości. Raporty są świetną okazją do zrewidowania, czy założona strategia przez nas na samym początku jest trafna. Powinieneś móc również oszacować ewentualny trend do przyszłego raportu oraz skonfrontować bieżącą sytuację do poprzedniej
Wskazówka na ciekawy raport dla klienta – ponownie przedstaw cele kampanii
Strategia promocji powinna zostać opracowana przed podjęciem jakichkolwiek działań promocyjnych – w niej powinny zostać zawarte wszystkie cele kampanii, które planujemy osiągnąć w zamówionym planie przez klienta. Raport to świetny czas na zatrzymanie się oraz skonfrontowanie ustalonych na początku założeń z rzeczywistością. Posiadając już opracowane wyniki możemy zobaczyć czy wszystko idzie zgodnie z naszym planem, czy też potrzebujemy wprowadzić modyfikacje do naszych celów.
Jeżeli jest dokładnie tak jak założyłeś, osiągane wyniki są satysfakcjonujące, strona Twojego klienta posiada większy ruch, przychód ze sprzedaży itd to świetnie, ale… Zastanów się co sprawiło, że osiągnąłeś ten rezultat? Jakimi działaniami sprawisz, że tempo rozwoju będzie się utrzymywać? W jaki sposób jesteś w stanie zaoferować podtrzymania tempa rozwoju po zakończeniu umowy lub też na jakich warunkach?
Jeżeli wyniki nie są satysfakcjonujące, nie ma tragedii. Ważne aby wyciągnąć wnioski i zastanowić się nad tym, co dotychczas wypracowano i co trzeba poprawić, aby nadrobić zaległości. Raporty są świetną okazją do zrewidowania, czy założona strategia przez nas na samym początku jest trafna. Powinieneś móc również oszacować ewentualny trend do przyszłego raportu oraz skonfrontować bieżącą sytuację do poprzedniej
Sprawdź też: Spadek pozycji w Google – dlaczego strona spadła w Google i co możesz z tym zrobić?
Jakie konkretne działania podjąłeś kampanii w przeciągu ostatnich miesięcy?
Jeżeli sumiennie i właściwie wykonujemy swoją pracę to punkt wydaje się banalnie prosty. Przecież wystarczy po prostu przedstawić działania zespołu! Widziałem jednak w życiu wiele raportów i możesz mi uwierzyć, że nie dla wszystkich jest to tak oczywiste.
Na przykład: pracując w agencji SEO i zajmując się tworzeniem oraz dystrybucją treści będziesz chciał przedstawić w raporcie treści, które wyprodukowałeś, kanały, przez które je dystrybuowałeś etc. Przedstaw także w jaki sposób i dlaczego dane treści zostały zaprojektowane i opublikowane. Klient musi Ci zaufać, a aby tak się stało, Twoje działania muszą być dla niego transparentne.
Bądź pewny, że wyszczególniasz w raporcie działania, które rzeczywiście zostały zakończone z sukcesem – napisz o tym, co możesz określić jako “tak, zrobiliśmy to”, a nie “można powiedzieć, że to zrobiliśmy”.
Jeżeli nie jesteś w stanie przekazać Twojemu klientowi żadnych źródeł Twojej pracy, wyjaśnij mu co zrobiłeś przez ten czas dla projektu lub kampanii, w tym jakie zasoby wykorzystałeś. Spraw, aby wszystko było jasne i Twój klient był pewien, że dobrze zainwestował swoje pieniądze. Spraw, aby Twój klient zarabiał więcej i zapewniam Cię, że Ty będziesz zarabiał razem z nim.
Jakie są wyniki pracy Twojego zespołu?
Jaki osiągnąłeś sukces?
Co można nazwać sukcesem w kontekście danego projektu?
Czy zbliżasz się do osiągnięcia głównego celu?
Na początku każdego projektu, zespół powinień uzgodnić z klientem kluczowe wskaźniki skuteczności (KPI), które będą zawarte w każdym raporcie i które będą uwzględniane w kontekście sukcesu kampanii. Kiedy nadejdzie czas na sporządzenie raportu, Twój zespół powinien zbadać każdy z tych KPI i nakreślić klientowi, jak praca zespołu bezpośrednio wpłynęła na wzrost tych czynników (i czy negatywnie, czy też pozytywnie).
Wskazówka na ciekawy raport dla klienta – Od KPI do celów biznesowych
Opierając się na wynikach, bądź pewny, że wskaźniki KPI zawarte w raportach są powiązane z celami kampanii, a nie jedynie kryteriami, które mają wzbudzić u klienta poczucie „przydatności” kampanii. W zależności od klienta wskaźniki KPI będą różnorodne, wszystko zależy od głównego celu, który klient pragnie osiągnąć. Dla przykładu, jeden klient będzie zdeterminowany na wzrost liczby klientów i chciałby zobaczyć ich przypływ, natomiast drugi klient z branży e-commerce będzie chciał zobaczyć swój zysk z przychodów czy też wzrost wskaźników konwersji.
Niezależnie od przypadku upewnij się, że wskaźniki KPI są zgodne z celami biznesowymi Twojego klienta. Działania pośrednie, które wpłynęły pozytywnie na usługę bądź produkt Twojego klienta, np. wyższa pozycja w wyszukiwarkach, renoma etc. są dobrymi rzeczami, które powinny być identyfikowane z Twoją usługą, ale zwykle nie są wskaźnikami KPI.
Klientowi musisz przedstawiać rzeczy, które dla niego są istotne. Nie załączaj do raportu niepotrzebnych rzeczy, których Twój klient może nie zrozumieć – nie każdy jest ekspertem w każdej dziedzinie. Nie koloryzuj nad siłę swoich sukcesów, traktuj raport jako informacje. Klient samodzielnie będzie w stanie zweryfikować, czy przeprowadzona przez Ciebie kampania odniosła sukces.
Jeżeli niektóre wskaźniki KPI od czasu do czasu będą niższe niż zakładałeś lub też ich wzrost będzie spowolniony, nie przejmuj się. Wyciągnij tylko z tego wniosek i przedstaw go klientowi. Być może dotarłeś już do krańcowej górnej wartości wskaźnika KPI i bez rozszerzenia planu i budżetu Twój zespół nie jest w stanie go poprawić. Poinformuj o tym klienta, aby był tego świadomy.
Wskazówka na ciekawy raport dla klienta – Zinterpretuj dane
Zinterpretuj dane tak, aby Twój klient mógł je łatwo zrozumieć. Porównaj KPI od czasu poprzedniego raportu. Czy są wyższe, czy spadły? Wytłumacz ich wzrost lub spadek. Oszacuj tendencje.
Jeżeli wszystko idzie w dobrym kierunku, przedstaw swojemu klientowi działania, które zadecydowały o tej formie rozwoju. Jeżeli wskaźniki idą w dół i Twoja kampania zdaje się do końca nie funkcjonować dobrze, skorzystaj z tej okazji, aby zrozumieć dlaczego. Utwórz plan działania, aby zmienić to do następnego raportu. Wytłumacz klientowi, dlaczego wyniki obecnie nie są satysfakcjonujące dla Twojego zespołu i przedstaw mu działania, które podjąłeś w celu korekty.
W większości przypadków klienci zrozumieją, że nie każdy miesiąc musi być idealny, po drodze mogą pojawić się spadki różnych KPI i jest to raczej rzecz naturalna. Ważne, aby Twój zespół był w stanie prawidłowo reagować i interpretować dane.
Co zostanie zrealizowane do następnego raportu?
Po raz kolejny przedstawiamy rzecz, która dla niektórych wydawać się by mogła banalnie prosta, ale często jest zaniedbywana, zwykle w sytuacji kiedy zespół nie ma jasnego planu działania. W naszej firmie plany kampanii opierają się na cyklu 6-12 i 24 miesięcy. Na zamówiony przez klienta okres czasu, przygotowujemy strategię SEO oraz planujemy na dany okres 6-12 czy 24 miesięcy harmonogram działań i osiągnięć (tzw. achievmentów). Ta linia czasu zawsze jest komunikowana i uzgadniana z naszym klientem, ale zawsze dobrze to przypomnieć klientowi w raporcie.
Po tym jak już uwzględnisz wyniki z poprzedniego miesiąca w raz z rezultatami, postaraj się wprowadzić swojego klienta do kolejnych działań, które Twój zespół zamierza podjąć. W ten sposób wdrożysz poniekąd klienta do Twojego zespołu i będzie w stanie łatwiej zrozumieć w przyszłości pewne rzeczy.
Rozmowa z klienta – ponad raport dla klienta
Rozmawiaj z klientem. Po wysłaniu raportu, spytaj się czy wszystko jest jasne, czy może chciałby umówić się na rozmowę telefoniczną? Czy jest zadowolony z osiąganych wyników, a może chciałby coś poprawić? Staraj się podtrzymywać pozytywną relację z klientem.
Wskazówka na ciekawy raport dla klienta – „My”
Kontakt z klientem w pewnym stopniu powinieneś traktować jako więź koleżeńską. Chciałbyś, aby Twoim najbliższym wiodło się najlepiej, prawda? Tak samo powinieneś życzyć klientowi, a on powinien być tego świadom. W końcu jego dobro przekłada się na Twoje. W przypadku rozwoju firmy Twojego klienta, rozwija się i Twoja! Upewnij się, że Twoje raporty odzwierciedlają pracę zespołową. Użyj „my”, gdy mówimy o sukcesach lub też osiągnięciach.
Na przykład:
„W tym miesiącu udało nam się osiągnąć XYZ”
„Poprawiliśmy x% odwiedzin w ciągu ostatniego miesiąca”
W ten sposób stworzysz przyjazną relacje z klientem. Oczywiście praktyka czyni mistrza. Raportowanie jest to ciągły proces, dzisiaj kierujemy się powyższymi wytycznymi, ale za jakiś czas możemy coś zmodyfikować, usunąć lub też dodać. Wszystko w imię dobra dla naszego klienta. I o tym trzeba pamiętać!
Właściciel ContentNinja.pl – ponad 10 lat doświadczenia w zarządzaniu komercyjnymi projektami internetowymi. Specjalizuje się w projektowaniu stron internetowych oraz szeroko pojętym SEO. Uwielbia realizować cele biznesowe swoich klientów. Prywatnie pasjonat tenisa ziemnego i nowinek technologicznych.